Conditions Générales d'Utilisation et de Vente

Préambule

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation et de Vente (ci-après « CGU/CGV ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme DocuPax, éditée par la société SH BUSINESS, ainsi que les conditions de vente des abonnements associés.

DocuPax est une plateforme B2B SaaS permettant la collecte, la vérification et la gestion centralisée des documents de voyage pour des groupes de voyageurs, à destination des comités d'entreprise, agences de voyage et tour-opérateurs (ci-après le « Client »).

Toute souscription à un abonnement DocuPax implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU/CGV.

1. Définitions

• « Plateforme » : le logiciel DocuPax accessible via docupax.fr, comprenant le portail voyageur, le back-office client et l'ensemble des services associés.
• « Client » : toute personne morale (comité d'entreprise, agence de voyage, tour-opérateur ou autre organisation) ayant souscrit un abonnement à la Plateforme.
• « Utilisateur » : toute personne physique habilitée par le Client à accéder au back-office (collaborateurs du Client).
• « Voyageur » : toute personne physique invitée par le Client à déposer ses documents de voyage via le portail voyageur, dans le cadre d'un voyage identifié par une référence voyage.
• « Éditeur » : la société SH BUSINESS, éditrice de la Plateforme.
• « Compte » : l'espace personnel du Client sur la Plateforme, créé lors de la souscription.
• « Abonnement » : la formule commerciale souscrite par le Client donnant accès à la Plateforme pour une durée déterminée.

2. Objet

Les présentes CGU/CGV ont pour objet de définir :

• Les modalités d'accès et d'utilisation de la Plateforme (CGU) ;
• Les conditions commerciales et financières de souscription aux Abonnements DocuPax (CGV).

Elles s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions, notamment celles pouvant figurer dans les documents du Client.

3. Description du service

DocuPax permet au Client de :

• Créer des voyages identifiés par une référence voyage et inviter les Voyageurs concernés à déposer leurs documents (passeport, carte d'identité) via un portail voyageur dédié ;
• Bénéficier d'une extraction automatisée des données (OCR) et d'une vérification de la complétude et de la validité des documents déposés ;
• Centraliser, suivre et exporter les dossiers voyageurs depuis un back-office dédié ;
• Gérer les habilitations de ses Utilisateurs et consulter le journal d'activité associé à son Compte ;
• Bénéficier de relances automatiques auprès des Voyageurs n'ayant pas finalisé leur dossier.

L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités de la Plateforme, sans que cela ne constitue une modification substantielle du service souscrit, sous réserve d'en informer le Client.

4. Accès à la Plateforme et création de Compte

4.1 Conditions d'accès

L'accès à la Plateforme est réservé aux personnes morales exerçant une activité professionnelle légitime en lien avec l'organisation de voyages de groupe. L'Éditeur se réserve le droit de refuser toute demande de création de Compte.

4.2 Identifiants

Le Client est responsable de la confidentialité des identifiants de connexion attribués à ses Utilisateurs et de toute action réalisée depuis son Compte. Toute perte, vol ou utilisation frauduleuse des identifiants doit être signalée sans délai à l'Éditeur.

4.3 Exactitude des informations

Le Client s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de la création de son Compte et à les maintenir à jour tout au long de la relation contractuelle.

5. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Utiliser la Plateforme conformément à sa destination et à la réglementation en vigueur ;
• Ne pas détourner la Plateforme à des fins frauduleuses, illicites ou contraires aux bonnes mœurs ;
• Informer les Voyageurs de la finalité de la collecte de leurs documents et de leurs droits en matière de données personnelles, conformément à l'article 9 des présentes ;
• Ne pas céder, sous-licencier ou revendre l'accès à la Plateforme à des tiers sans accord préalable écrit de l'Éditeur ;
• Ne pas porter atteinte à la sécurité ou à l'intégrité de la Plateforme (tentative d'intrusion, extraction non autorisée de données, ingénierie inverse, etc.) ;
• Régler les sommes dues dans les conditions prévues à l'article 8.

6. Obligations de l'Éditeur

L'Éditeur s'engage à :

• Mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité, la sécurité et le bon fonctionnement de la Plateforme ;
• Assurer l'hébergement des données au sein de l'Union Européenne ;
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données traitées, conformément au RGPD ;
• Informer le Client de toute interruption programmée significative de la Plateforme, dans la mesure du possible ;
• Fournir un support technique dans les conditions définies dans l'Abonnement souscrit.

L'Éditeur ne garantit pas une disponibilité continue et ininterrompue de la Plateforme, notamment en cas de maintenance, de force majeure ou de dysfonctionnement d'un prestataire tiers (hébergeur, fournisseur d'accès, etc.).

7. Abonnements et formules

DocuPax est proposé sous forme d'Abonnements dont les caractéristiques (durée, nombre d'Utilisateurs, volume de Voyageurs, fonctionnalités incluses, niveau de support) sont précisées dans le devis ou le bon de commande accepté par le Client.

Les formules d'Abonnement, leurs tarifs et leurs conditions spécifiques sont détaillés sur la page tarifaire du site docupax.fr ou communiqués sur devis. [À compléter selon la grille tarifaire retenue.]

8. Conditions financières (CGV)

8.1 Tarifs

Les tarifs applicables sont ceux en vigueur au jour de la souscription de l'Abonnement, exprimés en euros hors taxes (HT). L'Éditeur se réserve le droit de modifier ses tarifs, les nouveaux tarifs s'appliquant lors du renouvellement de l'Abonnement, sous réserve d'un préavis de [à compléter] jours.

8.2 Facturation et paiement

Les Abonnements sont facturés [mensuellement / annuellement — à compléter], à terme à échoir, sauf modalités contraires précisées au bon de commande. Le paiement s'effectue par [prélèvement SEPA / virement / carte bancaire — à compléter] dans un délai de [à compléter] jours à compter de la date de facturation.

8.3 Retard de paiement

Tout retard de paiement entraîne, conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce, l'application de pénalités de retard au taux d'intérêt légal majoré, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. L'Éditeur se réserve le droit de suspendre l'accès à la Plateforme en cas de défaut de paiement non régularisé après mise en demeure restée infructueuse.

8.4 Droit de rétractation

Conformément à l'article L. 221-3 du Code de la consommation, le droit de rétractation ne s'applique pas aux contrats conclus entre professionnels dans le cadre de leur activité.

9. Protection des données personnelles

Dans le cadre de l'exécution des présentes, l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD pour le traitement des données des Voyageurs collectées via la Plateforme, le Client agissant en qualité de responsable de traitement.

Les modalités de traitement des données sont précisées dans la Politique de confidentialité de DocuPax et, le cas échéant, dans un accord de sous-traitance (DPA) conclu entre les parties.

L'Éditeur s'engage notamment à :

• Ne traiter les données que sur instruction documentée du Client ;
• Garantir la confidentialité des données traitées ;
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées ;
• Assister le Client dans le respect de ses obligations RGPD (réponse aux demandes d'exercice de droits, notification de violation de données, etc.) ;
• Supprimer ou restituer les données à l'issue de la relation contractuelle, selon les modalités convenues.

10. Propriété intellectuelle

La Plateforme DocuPax, son code source, son architecture, ses interfaces, sa charte graphique et l'ensemble des éléments qui la composent sont la propriété exclusive de SH BUSINESS et sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle.

La souscription d'un Abonnement confère au Client un droit d'usage non exclusif, non cessible et non transférable de la Plateforme, pour la durée de l'Abonnement et pour les seuls besoins de son activité.

Les données déposées par le Client et les Voyageurs (documents de voyage, informations associées) demeurent la propriété du Client, l'Éditeur n'en disposant que pour les besoins de l'exécution du service.

11. Responsabilité

L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects résultant de l'utilisation de la Plateforme (perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, préjudice d'image, etc.).

La responsabilité de l'Éditeur, si elle est retenue, est limitée aux dommages directs et ne pourra excéder le montant des sommes versées par le Client au titre de l'Abonnement au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur.

Le Client demeure seul responsable de l'exactitude des informations qu'il communique aux Voyageurs et de la licéité de l'usage qu'il fait de la Plateforme.

12. Durée, renouvellement et résiliation

12.1 Durée

L'Abonnement est souscrit pour la durée précisée au bon de commande (mensuelle, annuelle ou autre).

12.2 Renouvellement

Sauf résiliation notifiée par l'une des parties dans les conditions prévues à l'article 12.3, l'Abonnement est renouvelé tacitement pour une durée identique.

12.3 Résiliation

Chaque partie peut résilier l'Abonnement moyennant un préavis de [à compléter] jours avant l'échéance, par notification écrite (email ou courrier).

En cas de manquement grave de l'une des parties à ses obligations, non régularisé dans un délai de [à compléter] jours suivant mise en demeure, l'autre partie pourra résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de tout dommage et intérêt.

12.4 Effets de la résiliation

À l'issue du contrat, l'accès du Client à la Plateforme est suspendu. Les données du Client lui sont restituées sur demande, dans un format exploitable, dans un délai de [à compléter] jours, puis supprimées, sauf obligation légale de conservation contraire.

13. Modification des CGU/CGV

L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU/CGV à tout moment. Les Clients seront informés de toute modification substantielle par email ou notification sur la Plateforme, avec un préavis raisonnable avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après notification vaut acceptation des CGU/CGV modifiées.

14. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

15. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU/CGV sont soumises au droit français. En cas de litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution, et à défaut de résolution amiable, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux du ressort du siège social de SH BUSINESS, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

16. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU/CGV :

SH BUSINESS - Email : contact@docupax.fr - Téléphone : +33 6 61 92 60 08 - Adresse : 9 Avenue Léonard de Vinci – 92400 Courbevoie – La Défense - RCS Nanterre : B 800 083 156