Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : [à compléter]

1. Introduction

La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la manière dont la société SH BUSINESS, éditrice de la plateforme DocuPax (ci-après « DocuPax », « nous »), collecte, utilise et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez le site docupax.fr et les services associés (portail voyageur, back-office client, back-office administrateur).

Cette politique s'applique conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

2. Responsable du traitement

SH BUSINESS 9 Avenue Léonard de Vinci – 92400 Courbevoie – La Défense Email : contact@docupax.fr Téléphone : +33 6 61 92 60 08

3. Données collectées

Selon votre usage de la plateforme, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :

3.1 Voyageurs (utilisateurs du portail voyageur)

• Identité (nom, prénom)
• Coordonnées (email, téléphone)
• Documents de voyage (passeport, carte d'identité) et données extraites via OCR (numéro de document, date de naissance, nationalité, date d'expiration, zone MRZ)
• Référence du voyage associé

3.2 Clients (comités d'entreprise, agences de voyage, tour-opérateurs)

• Identité et coordonnées professionnelles des utilisateurs habilités
• Données de connexion et journal d'activité (logs)
• Informations de facturation et d'abonnement

3.3 Données techniques

• Adresse IP, type de navigateur, données de navigation (via cookies, voir notre Politique de cookies)

4. Finalités du traitement

Vos données sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

• Permettre la collecte, la vérification et la gestion centralisée des documents de voyage des voyageurs en groupe
• Assurer la gestion des comptes clients et des habilitations utilisateurs
• Automatiser les relances liées à la complétude des dossiers
• Assurer la facturation et la gestion des abonnements
• Répondre aux demandes de contact et de support
• Assurer la sécurité de la plateforme et prévenir la fraude
• Respecter nos obligations légales et réglementaires

5. Base légale des traitements

Les traitements réalisés reposent selon les cas sur :

• L'exécution du contrat liant DocuPax à ses clients (comités, agences, tour-opérateurs) et à leurs voyageurs
• Le consentement de la personne concernée (notamment pour la transmission de documents d'identité)
• L'intérêt légitime de SH BUSINESS (sécurité, amélioration du service, prévention de la fraude)
• Le respect d'obligations légales (facturation, conservation de justificatifs)

6. Destinataires des données

Les données collectées sont destinées exclusivement à :

• Aux équipes habilitées de SH BUSINESS
• Au client (comité d'entreprise, agence, tour-opérateur) concerné par le voyage, dans la limite de ses habilitations
• Aux sous-traitants techniques nécessaires au fonctionnement de la plateforme (hébergement, envoi d'emails transactionnels), liés par des accords de confidentialité et de conformité RGPD

Vos données ne sont jamais vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales.

7. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, notamment :

• Les documents de voyage et données extraites : le temps du voyage concerné, puis suppression ou anonymisation selon les délais définis contractuellement
• Les données de compte client : pendant la durée de la relation contractuelle, augmentée des délais légaux de prescription
• Les journaux d'activité (logs) : à des fins de sécurité, pour une durée limitée conforme aux recommandations de la CNIL

8. Sécurité des données

SH BUSINESS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation, notamment via le chiffrement, la gestion des habilitations par profil, et la journalisation des accès.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les conditions prévues par la loi
• Droit d'opposition : vous opposer à un traitement pour des motifs légitimes
• Droit à la limitation : demander la limitation du traitement de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : dpo@docupax.fr

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

10. Transferts hors Union Européenne

Les données sont hébergées et traitées au sein de l'Union Européenne. Aucun transfert hors UE n'est effectué, sauf mention contraire portée à votre connaissance et encadrée par des garanties appropriées (clauses contractuelles types, etc.).

11. Modification de la politique de confidentialité

SH BUSINESS se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment pour se conformer à toute évolution réglementaire, jurisprudentielle ou technique. La version en vigueur est celle publiée sur le site docupax.fr.

12. Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou à l'exercice de vos droits : - Email : contact@docupax.fr - Téléphone : +33 6 61 92 60 08 - Adresse : 9 Avenue Léonard de Vinci – 92400 Courbevoie – La Défense